Afin de permettre à l’Administration de s’assurer du respect par les entreprises des nouvelles normes auxquelles doivent répondre les logiciels de comptabilité ou de gestion ou les systèmes de caisse, une nouvelle procédure de contrôle, totalement indépendante de la procédure de contrôle de l’impôt, est créée.

Selon cette nouvelle procédure, qui figure d’ores et déjà dans le code général des impôt mais qui entrera officiellement en vigueur à partir du 1er janvier 2018, des agents de l’administration fiscale pourront intervenir de manière inopinée dans les locaux professionnels de toute entreprise assujettie à la TVA pour vérifier la détention par cette personne de l’attestation ou du certificat de conformité de chacun des logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient.

Ces contrôles inopinés pourront avoir lieu de 8 heures à 20 heures ou, en dehors de ces heures, durant les heures d’activité professionnelle de l’entreprise.

Néanmoins, en aucun cas, les agents ne pourront accéder aux locaux affectés au domicile privé ou aux parties privatives des locaux à usage mixte.

Début du contrôle

Au début de leur intervention, les agents de l’administration devront remettre un avis d’intervention mentionnant :
le(s) nom(s) et la qualité des agents participant à l’intervention ainsi que le service auquel il(s) appartient(-nent) ;
le nom ou la dénomination sociale et l’adresse de l’entreprise contrôlée ;
la date de l’intervention.

Cet avis sera remis à l’assujetti lorsqu’il s’agira d’une entreprise individuelle, ou lorsque celui-ci est une personne morale, à son représentant légal (gérant notamment).

Lorsque l’assujetti ou dans le cas d’une personne morale, son représentant légal, sera absent, l’avis d’intervention sera remis à la personne qui reçoit les agents de l’administration fiscale (salarié, dirigeant, parent, etc.), et celle-ci devra en accuser réception.

Déroulement du contrôle

Lors du contrôle, les agents de l’administration fiscale n’auront pour seuls droits que de :
demander à l’entreprise de leur présenter le certificat ou l’attestation individuelle justifiant que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou le ou les systèmes de caisse qu’elle détient respectent les normes exigées ;.
s’assurer que l’entreprise dispose d’un certificat ou d’une attestation individuelle pour chaque version de logiciel de comptabilité ou de gestion ou chaque système de caisse qu’il utilise : à cet effet, l’assujetti doit être en mesure de présenter à l’administration fiscale, immédiatement ou par un accès rapide via une fonctionnalité du logiciel ou système, l’identification de la version de logiciel ou système qu’il utilise, notamment son numéro de licence (quand il existe une licence) ;
s’assurer que le certificat ou l’attestation individuelle sont réglementaires et ont été délivré par les personnes ou organismes compétents ;
s’assurer que ces documents correspondent aux versions de logiciels ou systèmes de caisse détenus par l’assujetti.

En revanche, les agents de l’Administration ne peuvent pas, dans le cadre de cette procédure, examiner la comptabilité de l’entreprise.

N.B.  à l’inverse, ces constatations matérielles peuvent être réalisées dans le cadre d’une vérification de comptabilité régulièrement engagée, sans recours dans ce cas à la procédure des contrôles inopinés.

Fin du contrôle

La procédure de contrôle se conclut par un procès-verbal.

Ce procès verbal consigne les références du ou des logiciels (ou versions de logiciels) ou systèmes de caisse détenus par l’assujetti et les éventuels manquements aux normes imposées.

Si l’entreprise n’a pas pu justifier, par la production de l’attestation ou d’un certificat de l’éditeur, que le ou les logiciels de comptabilité ou de gestion ou systèmes de caisse qu’elle détient satisfont aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données, les agents lui infligent une amende de 7.500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné.

Toutefois, lorsqu’il lui est fait application de cette amende, l’entreprise dispose alors :
soit d’un délai de 30 jours pour formuler ses observations et, le cas échéant, fournir l’attestation ou le certificat demandés ;
ou d’un délai de 60 jours pour se mettre en conformité, ce délai courant à compter de la remise du procès-verbal.

Passé le délai de 60 jours, l’entreprise qui ne s’est pas mise en conformité est passible à nouveau de l’amende de 7.500 € et ne dispose plus de recours.

Enfin, le cas échéant, l’éditeur du logiciel ou du système et l’organisme certificateur pourront également être passibles de sanctions pénales du fait de la conception et de l’usage d’un logiciel ou système frauduleux, ainsi que de sanctions pénales liées à l’établissement et à la présentation d’un faux certificat ou d’une fausse attestation individuelle.

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